6 Razones para usar Google Drive y mejorar tu productividad

Papelitos sueltos, post-it pegados por todas partes, archivos duplicados en el ordenador, en tu correo o en tus Pendrive’s… ¡Y te estás volviendo loco!

¿Cuantas veces no ha pasado que necesitamos hacer una diapositiva para una presentación entre varios colaboradores y para que los otros integrantes puedan ver el progreso lo enviamos por correo electrónico generando muchos archivos duplicados hasta el punto de no saber cual es la última versión?

¿Eres de los que trabaja con clientes y anotas sus datos en papeles y libretas, o en el mejor de los casos, en un archivo en Excel al cual no puedes acceder en cualquier momento a menos que cargues con tu ordenador para todos lados?

Hoy en día, donde el mundo evoluciona tan rápido, donde cada vez las cosas que nos piden requieren de mayor inmediatez, donde el tiempo es ORO, tener la información a mano es algo súper importante. Las libretas y archivadores por orden alfabético se los dejamos a nuestros abuelos de 80 o 90 años

He de reconocer que soy fan declarado de Google y sus productos, por tanto, puedo hablar con propiedad de Google Drive y sus beneficios para aumentar tu productividad

He de reconocer que soy fan declarado de Google y sus productos, por tanto, puedo hablar con propiedad de Google Drive y sus beneficios para aumentar tu productividad. Así que sin más preámbulo vamos a ello:

 

1- Puedes acceder con tu cuenta de Gmail

Para acceder solo necesitas disponer de una cuenta de Gmail, así de sencillo. Si ya tienes una, este servicio ya viene incluido.

Gmail es la plataforma de correos más utilizada en el mundo.

 

2- Guarda en la nube los archivos que quieras

En un principio, Google Drive te ofrece 15 Gb de almacenamiento online totalmente gratuito donde podrás guardar todos los documentos que quieras: Fotos, artículos, diseños, dibujos, grabaciones, vídeos. Vamos ¡Lo que quieras!

El almacenamiento funciona con Drive, Gmail y Google Fotos para que puedas almacenar archivos, guardar archivos adjuntos de tu correo electrónico y crear copias de seguridad automáticas de las fotos que tomes con tu dispositivo.

Algo muy práctico es que puedes almacenar hasta los archivos hechos con Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc) y archivos PDF. Todo esto de forma segura y siempre disponible desde cualquier dispositivo (móvil u ordenador) que tenga acceso a Internet.

Drive es una maravillosa opción para fomentar y simplificar la colaboración en linea.

Todos aquellos archivos que guardes en Google Drive son privados hasta que decidas compartirlos con otras personas. Basta con enviarle la URL de la carpeta o el archivo que deseas compartir para que pueda tener acceso a ver, editar y comentar. Drive es una maravillosa opción para fomentar y simplificar la colaboración en linea.

Quizás te preguntes ¿Y todo esto es seguro? La respuesta es SI. Los archivos que guardas en Drive no corren peligro, sin importar que suceda con tu móvil, tablet o computadora ya que usa un protocolo de encriptación SSL el cual es el mismo que se aplica a Gmail y otros servicios de Google. Vamos a estar claros que Google es un gigante y que inspira confianza

 

3- Visualiza tus archivos en cualquier dispositivo estés donde estés

Una de las grandes ventajas de almacenar tus archivos, fotos, bases de datos de clientes, etc en Google Drive es que puedes acceder a ellos desde cualquier Smartphone, Tablet u Ordenador que tenga acceso a Internet. Incluso, puedes configurar para que se sincronicen a modo de sin conexión.

…no tendrás que llevar la base de datos de tus clientes en papel o, en el mejor de los casos, en un archivo en Excel en tu ordenador…

Imagina todo lo que esto significa: No tendrás que andar con tu ordenador a todos lados, no importa si se te olvida tu dispositivo de almacenamiento externo, no tendrás que llevar la base de datos de tus clientes en papel o, en el mejor de los casos, en un archivo en Excel en tu ordenador (No te quiero contar que pasaría si se borra o se daña el ordenador).

 

4- Todo esta diseñado para integrarse con Google

Algo que caracteriza a Google es la integración de la gran mayoría de sus productos. En el caso de Drive estas son las opciones:

  • Guarda archivos adjuntos de Gmail con tan solo colocar el cursor sobre sobre un archivo adjunto y busca el logotipo de Drive, esto te permite guardarlo, organizarlo y compartirlo en un lugar único y seguro.
  • Dispone de un buscador potente ya que Drive puede reconocer objetos en tus imágenes y texto en tus documentos escaneados ¡A que es una pasada! Así que puedes hacer búsquedas como “Santiago Bernabéu” y el reconocerá fotos donde aparezca el estadio o incluso si la palabra aparece en algún documento que tengas escaneado.
  • Dispone de Google Fotos en donde puedes guardar tus fotos o hacer copias de seguridad de las mismas. Luego puedes ver como cobran vida editándolas para darles una apariencia más profesional sin mucho esfuerzo. También puedes convertirlas en animaciones, películas y muchos más.

 

5- Todos los programas de Office + muchos extras

Algo que a mi me encanta de Google Drive es que puedo crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones y trabajar en tiempo real con otros colaboradores, viendo al instante cualquier modificación que hagan en el archivo. Esto es una excelente ventaja ya que evita la duplicidad de información y la gestión del tiempo es brutal.

En una ocasión, discutía con mi grupo de compis del trabajo, el lugar donde íbamos a celebrar el cumpleaños de uno de ellos, pues la mejor solución fue hacer una encuesta con Google Formularios. Si, tal como lo lees, una encuesta. Es tan sencillo como personalizar el formulario y enviarlo a aquellos que quieres encuesta. Al final puedes ver las estadísticas de las respuesta y evaluar.

Si quieres diseñar gráficos y diagramas de flujo para agregarlos a otros documentos o incorporarlos a un sitio web, pues Dibujos de Google es tu herramienta.

También dispones de muchas otras herramientas en el Google Play Store que te permiten editar tu foto de perfil, crear un mapa conceptual, diseñar un jardín, etc. es decir, tienes a mano más de cien app para complementar tu trabajo en Drive.

 

6- Escanea tus fotos y trabaja sin conexión

Escanear documentos en papel: Con Drive para Android puedes escanear todos tus documentos en papel, recibos de pago, facturas, cartas, etc.y se guardarán como un archivo PDF.

Trabajar sin conexión: Tal como lo mencioné al principio, puedes trabajar sin conexión para que tus archivos estén disponibles aún cuando no tengas acceso a internet como por ejemplo en un avión o una zona de mala cobertura.

Consultar las versiones anteriores de una archivo: La mayoría de estos tipos de archivos permiten acceder al historial de los últimos 30 días, de modo que puedes ver fácilmente quiénes hicieron cambios y volver a versiones anteriores. Es un método fácil para controlar las diferentes versiones de un archivo.

 

En resumen:

El vídeo está en inglés, pero activa los subtitulos para verlos en español.

 

Importante:

Cómo todo lo que está en internet, necesita de nuestra preocupación por la seguridad, es decir, nuestra cuenta de Gmail que usemos para disfrutar de los servicios de Drive debe poseer una contraseña segura que tenga mayúsculas, números y caracteres especiales evitando el uso de fechas de nacimiento, nombres y el típico 12345678.

 

Y tu… ¿Qué opinas? ¿Agregarías otra razón para usar Google Drive? ¿Consideras que ayudará en tu productividad?

Me gustaría ver tus comentarios más abajo y conocer tu opinión.

¡Un saludo y hasta la próxima!

6 Razones para usar Google Drive y mejorar tu productividad
5 (100%) 4 votes

8 Comentarios
  • Ignacio Vázquez
    Publicado a las 23:26h, 07 junio Responder

    Este post va a venirme que ni pintado para enseñarle a mi padre como usar Drive ¡Gracias Manu! Espero que no te importe que lo enlace a uno de mis próximos post.

  • pilarponcedeleonblog
    Publicado a las 07:21h, 12 junio Responder

    ¡Muy práctico, Manu! Un repaso fantástico por Google Drive.

    • Manuel Gallego
      Publicado a las 17:47h, 13 junio Responder

      Gracias, Pilar. A mi me encanta Drive, además que soy fan confeso de Google 🙂

  • Diego Gutiérrez
    Publicado a las 15:40h, 13 junio Responder

    Conocía lo justito de google drive pero ya no me quedan dudas, y se convierte en un herramienta que me va a sulocionar muchos quebraderos de cabeza. Gracias Manu!!!

    • Manuel Gallego
      Publicado a las 17:48h, 13 junio Responder

      Es una excelente herramienta, Diego. A medida que trasteas le encuentras más utilidad. Yo particularmente la uso mucho y tengo mis documentos siempre a la mano.

  • alvaroplanet
    Publicado a las 10:39h, 19 junio Responder

    Muy buen post,sigue así !

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